Skolor har lagligt stöd för klasslistor
Ibland dyker frågan om kontaktlistor och klasslistor i förskolor och skolor upp. Funktionen för klasslistor finns i alla skolportaler, men vad säger Dataskyddsförordningen om detta? Nedan har vi samlat information om den rättsliga grunden, och vilka skäl förskolor och skolor har för att använda dessa listor.
Rättslig grund
Att upprätta kontaktlistor och klasslistor i förskolor och skolor är tillåtet, eftersom skolan kan ha laglig grund för denna behandling. Det berättar Datainspektionen (nu IMY) och Sveriges Kommuner och Regioner i sina svar på frågor från huvudmän och andra intresserade. Skolförvaltningen behöver ha klasslistor för att kunna bedriva sin verksamhet, och då finns det rättsligt stöd. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (artikel 6 1. e, dataskyddsförordningen och 2 kap. 2 § första punkten dataskyddslagen).
För friskolor kan man istället använda sig av en intresseavvägning. Det innebär att skolans intresse av att utföra behandlingen av personuppgifterna väger tyngre än elevens intresse att inte få sin personliga integritet kränkt i det enskilda fallet.
Skolor som bedömer att klasslistor underlättar skolgången har den lagliga grund som krävs, och kan göra klasslistor med namn, telefon och adress tillgängliga i klassen om de gör det möjligt för elever och vårdnadshavare som ej vill vara med att ej visa sina kontaktuppgifter. Eftersom det finns rättsligt stöd för att ha listan i den offentliga verksamheten i förskola och skola, är den också en allmän handling som skulle kunna begäras ut. I de fall eleven har skyddade folkbokföringsuppgifter, eller det föreligger annan specifik sekretess för en viss elev, får uppgifter om eleven inte finnas med i klasslistan. Det bör anses som en del i verksamheten att föräldrarna vet vilka barn som går i klassen och därför ska det inte vara något hinder att lämna ut dessa listor.
Principen om “dataminimering” gör att man inte ska ha med uppgifter i onödan. Därför bör hela personnummer inte finnas med, men i vissa fall skulle födelsedatum vara ok, om det behövs för sammanhanget.
Utgå från förskolans och skolans uppgift
Nils Ehrenberg, jurist på dåvarande Datainspektionen (nu IMY), berättar i “lararen.se” att en förskola eller skola ska utgå från sin uppgift när den formulerar varför klasslistor lämnas ut.
“Ett skäl skulle kunna vara att det gör det lättare att skapa trygghet när föräldrar och barn/elever kan komma i kontakt med varandra. Här kan den rättsliga grunden vara allmänt intresse och intresseavvägning.”
“Planering av en gemensam skolresa, som gynnar sammanhållningen mellan eleverna och föräldrarna, kan vara ett annat skäl.”
Ytterligare skäl att använda klasslistor är
att det kan skapa en trygghet i klassen att ha kontaktuppgifter till alla och veta att man alltid kan nå andra föräldrar.
att kunna organisera gemensamma träffar och klassresor. Det behövs klasslistor som tillåter alla att lära känna varandra och bygga sammanhållningen i klassen.
att engagerade klassråd och klassföräldrar behövs i många skolor för att sprida information.
att integration dessutom kan underlättas av klasslistor. Om man som vårdnadshavare inte har bakgrund i det svenska skolsystemet finns risk att man inte skriver upp sig på frivilliga listor. Deras barn kommer då inte bli kontaktade för lekträffar eller inbjudningar till gemensamma aktiviteter.
Samtycke behövs inte
Samtycke från vårdnadshavare eller elever för att upprätta klasslistor är alltså inte nödvändigt. Samtycke är heller inte en praktisk metod. Det skulle principiellt kunna vara möjligt att basera behandlingen på ett samtycke (för både kommunala skolor och friskolor), men det kan vara svårt att hävda att maktförhållandet är speciellt jämlikt mellan skolan och den enskilda eleven. Det är ju dock möjligt att låta vårdnadshavare själva välja hur mycket information som visas för andra vårdnadshavare, och till exempel låta dem välja om mobilnummer eller adress ska vara med.
Dataskyddsförordningen ger i sig inte föräldrar rätt att kräva att skolan sammanställer klasslistor och lämnar ut till föräldrarna. Det är skolan som tar ställning till det och om det är möjligt med hänsyn till dataskyddsförordningen, t.ex genom att ta ställning till att klasslistor underlättar elevers skolgång.
Bra med gemensamt centralt beslut
För att få tydlighet för alla i förskola och skola så är det bra att ta beslut om riktlinjer på verksamhetsnivå (nämnd, förvaltningschef eller verksamhetschef) om att denna behandling får utföras, och att den har stöd i 2 kap 2 § dataskyddslagen. Därmed har den personuppgiftsansvarige tagit ställning till att det är en nödvändig behandling (i den betydelse detta begrepp har i dataskyddsförordningen) för att utföra skolans verksamhet och den har stöd i ett beslut meddelat med stöd av lag eller annan författning.
Kontaktlistor och klasslistor i Unikum
Unikum innehåller kontaktlistor som bygger på IMY's och SKR's utlåtanden.
Kontaktlistorna finns tillgängliga för lärare, elever och vårdnadshavare. För att följa principen om dataminimering för elever och vårdnadshavare visas ej personnummer eller födelsedatum i kontaktlistorna. Om kommunen har en synkronisering från det aktuella barnomsorgs- och elevregistret döljs elevers/vårdnadshavares kontaktuppgifter för övriga elever/vårdnadshavare, men dessa kan själva välja att visa sina kontaktuppgifter för andra elever och vårdnadshavare.
Läs mer
Artikel “Intresseavvägning” på IMY´s hemsida (uppdaterad 2021-09-15) tar upp att huvudmannen bör tydliggöra sitt ändamål och lagliga grund för behandling, som att underlätta skolgång och integration för eleverna genom lämpligt utformade klasslistor.
- Artikel “Gör GDPR att klasslistor är hemliga?” (uppdaterad 2022-02-22) som pekar på att skolan tar ställning till om klasslistorna, och om de underlättar skolgången.