Unikum hanterar samarbete kring pedagogiska processer i skolan. Därför behöver Unikum korrekta uppgifter om vilka barn, elever, lärare, vårdnadshavare, grupper och skolor som finns i kommunen. Dessa uppgifter behöver uppdateras löpande vid läsårbyten, när användare flyttar, elever byter skola m.m.
Unikums användarmodell är kraftfull, och låter en och samma person ha flera olika roller med en och samma inloggning. Exempelvis kan en person ha följande roller i Unikum i ett konto:
- Är musiklärare i klass 7A, 7B och 7C i Storskolan
- Är mentor för 15 elever i klass 7A i Storskolan
- Är dessutom musiklärare i klass 7A i Lillskolan
- Är vårdnadshavare till en elev i Centralskolan
- Är vårdnadshavare till ett barn i Förskolan Gläntan
- Är skoladministratör i Unikum i Storskolan
- Har rektorn i Storskolan som sin egen mentor
Användaruppgifter kan hanteras på tre olika sätt:
- Manuellt av en Unikum-administratör i kommunen, på skolan eller för klassen
- Genom manuell filimport av listor från skoladmin-system
- Genom automatisk synkronisering av användaruppgifter från en metakatalog/synknav
Det är möjligt att låta delar av användaradministrationen vara manuell, medan andra delar är automatiskt synkroniserade men för högsta möjliga kvalitet och minsta möjliga administration rekommenderas att mesta möjliga automatiseras.