En kommun har oftast många olika webbtjänster för medborgare och personal. Förutom Unikum an det t.ex. handla om e-posttjänster, samarbetsytor (Office365 eller Google), kalendertjänster, frånvaro, digitala läromedel m.m. Konton för användare behöver skapas i alla dessa tjänster, så att användare kan logga in och använda tjänsterna. När nya elever, vårdnadshavare eller personal kommer till, eller byter skola, så behöver ändringar göras.
Metakatalog eller synkroniseringsnav
För att skapa och hantera konton automatiskt (eng. Provisioning) så används ofta en central metakatalog eller ett synkroniseringsnav. Exempel på metakataloger och nav är Novells e-Directory, Microsofts MIIS/ILM/Forefront, Tietos TEIS eller liknande tjänster.
För att skapa konton behöver metakatalogen uppgifter om vilka användare, klasser, grupper och skolor som finns i kommunen. Dessa uppgifter hämtas från t.ex. skoladminsystem, personalsystem, folkbokföring, e-postsystem och katalogtjänster.
Metakatalogen sammanställer och lagrar regelbundet (varje natt, eller oftare) en bild av alla användare, grupper och skolor i kommunen. Metakatalogen jämför sedan denna kontobild med bilden från föregående tillfälle (t.ex. föregående natt), och sparar skillnaden mellan de två bilderna. Därefter skickar metakatalogen uppgifter om dessa ändringar till varje webbtjänst, på det format som respektive webbtjänst föredrar.
Genom att alla webbtjänster har synkroniserade uppgifter om användare så kan t.ex. inloggning för användare förenklas genom så kallade Single Sign-On-lösningar.