När ett barn/elev slutat i en förskola/skola så tas alla kopplingar till skolan och skolans personal bort så ingen personal har längre tillgång till dokumentationen, med undantag för rektor eller centralt Unikum-ansvariga på kommunen som kan hämta upp dokumentationen vid behov. (te.x. för att ge till mottagande skola).
Om barnet/eleven har möjlighet att logga in i Unikum kan de fortfarande komma åt sin dokumentation. (Vissa kommuner har annan inloggningsmetod och den stängs av när eleven lämnar skolan i den kommunen och då kommer eleven inte heller åt något i Unikum.
Det är viktigt att tala om för elev/vårdnadshavare att personal inte har åtkomst till dokumentationen efter man slutat. Om vårdnadshavare eller elev vill spara informationen så behövs denna sparas innan barnet/eleven slutar.
Skolan har kvar dokumentation så länge som deras dokumenthanteringsplan föreskriver, dvs det kan variera mellan kommuner. Ofta lagras dokumentationen upp till 5 år efter att barnet/eleven slutat skolan men vissa kommuner har bevarandekrav dvs spara "för alltid". I dessa fall exporteras dokumentationen som ska bevaras till kommunens eget långtidsarkiv och sen gallras den (= raderas permanent) från Unikum.
Frågor om vad som gäller för just er skola eller kommun hänvisar vi till ansvariga i skolan/kommunen.