Kommunens krav för diarieföring:
- Myndigheter har krav på att diarieföra ärenden, t.ex IUP och ÅP
- En unik identifierare behövs för varje ärende
- Man kan diarieföra detta på många sätt. Papper, i olika datasystem, eller i en kombination av detta.
- Kommun-arkivarien är ledande för arkivering och diarieföring
- Nämnden tar beslut om hur arkivering och diarieföring skall ske.
För Unikum innebär detta - för såväl IUP som för ÅP:
- Nämnden tar beslut om att arkivera och diarieföra IUP och ÅP i Unikum (För de som använder Unikum arkiveras redan nu Samtalsunderlag och överenskommelser ("IUP-underlag" i Unikum)
- Unik identifierare: För IUP/ÅP blir detta kombinationen av [Dokumenttyp + Personnummer + Datum då det skapats] ett s.k. UDID registreras för varje enskilt dokument.
- Kommunen behöver ha en dokumenthanteringsplan som beskriver gallringsregler. Därefter behöver kommunen beställa gallring via Unikum, antingen enligt denna info Beställa gallring eller på annat sätt som regleras i ett avtal för Unikum Arkiv.