Förskolor och skolor använder Unikum för att ge barn och elever bra undervisning på lärresan. Under denna lärresa bjuds användare in i Unikum, får sina roller och uppgifter, och samarbetar. I sitt arbete skapas, används och arkiveras olika typer av uppgifter och dokumentation kring användarna och kring lärresan. En och samma användare kan ha flera olika roller, och kan t.ex både vara lärare i en skola och vårdnadshavare för ett barn i en förskola med Unikum. När användarna lämnar förskolor eller skolor så gallras information successivt baserat på de lagar och regler som finns. Under hela lärresan behöver informationen skyddas, och man behöver kunna spåra och följa att allt går rätt till, och kunna följa upp i efterhand om det behövs.
Livscykel för användarkonton, personuppgifter och dokumentation i Unikum
Livscykeln för information är hela flödet under lärresan, från det att en användare börjar i en förskola eller skola, till att användare slutat i skolan, och att användarkontot, personuppgifter och dokumentation gallrats och raderats. Under vägen skapas först konton och kontoinformation, och under tiden användare arbetar så skapas olika typer av dokumentation och information. Användaren kan därefter komma att gå vidare till nya enheter, t.ex genom att ett barn går från en förskola till en skola. Allt eftersom gallras dokumentation och kopplingar som inte längre är aktuella. Till sist tas användarprofiler bort.
Först skapas ett användarkonto i rätt grupper och med rätt roll
Livscykeln börjar med att ett konto skapas i Unikum för en användare. Det kan vara personal i en skola, barn eller elever i skolan, eller vårdnadshavare. När kontot skapats kan ytterligare information läggas till användarkontot. Exempel är kontoinformation som namn, identitetsuppgifter, kontaktuppgifter, inloggningsmetoder och användarprofil som bilder och beskrivningar.
För att kunna använda de olika verktygen behöver användarkontot också kopplas till andra användare och till grupper, enheter och organisationer i Unikum. Varje koppling innebär att användare får en roll i relation till övriga delar och användare i Unikum.
En dokumenterad lärresa från förskola till skola
Under användningen av Unikum skapas meddelanden, lärloggar, planeringar, bedömningar och annan dokumentation. I många fall skapas dokumentation i flera olika förskolor och skolor, allteftersom lärresan fortsätter.
En och samma användare kan ha flera olika roller under resan. I Unikum finns användare som börjat som elev, som sedan blivit lärare i Unikum och / eller vårdnadshavare i Unikum.
Vid sidan av den dokumentation som skapas så skapas även digital logginformation, som visar att inloggning och åtkomst varit korrekt, och som gör att användning kan spåras om något blivit fel.
Arkivering och gallring sker per enhet och organisation
Dokumentation arkiveras enligt de regler som satts upp i en skola eller huvudman, baserat på de lagar som finns, t ex arkivlagen. Huvudmän beslutar ofta att viss information arkiveras under några få år, medan annan information behövs under längre tid, till exempel för att kunna bekräfta att ärenden hanteras korrekt, eller för forskning i långtidsarkiv. I det flesta fall önskar huvudmän lagra aggregerad information under längre tid för att kunna följa upp och förbättra sin verksamhet. När dokumentationen inte längre behövs kan den gallras, dvs tas bort så att den inte längre är åtkomlig. Huvudmän tar fram informationshanteringsplaner som beskriver hur länge olika typer av information ska arkiveras, och när den ska gallras. För en användare som varit i flera olika skolor eller kommuner så kommer de olika delarna av dokumentationen gallras i olika omgångar.
Stegvis gallras mer och mer personuppgifter
Varje huvudman gallrar successivt mer och mer av dokumentationen. Så länge någon information finns kvar så behöver information om vilken användare informationen hör till finnas kvar, så att informationen är identifierbar. För varje användare kan det finnas profilinformation från olika skolor, och den profilinformation kan gallras separat för de olika skolorna.
När profilinformationen gallras finns fortfarande grundläggande information om användaridentitet som namn och id kvar för att säkra att spårbarhet av att inloggning och åtkomst hanterats korrekt, i enlighet med de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som gäller . Till sist gallras även denna användaridentitet, så att bara ett opersonligt löpnummer finns kvar i loggarna.