Samtalsmallen eller underlaget inför utvecklingssamtalet är en viktig del av verktyget och för att din skola/kommun ska kunna dra nytta av Unikum behöver ni ha en väl utformad och ändamålsenlig mall som passar era arbetsmetoder och modeller. 

Det är rektor som beslutar om utformningen och om det ska användas en gemensam eller olika mallar för t.ex. olika åldrar. 

En samtalsmall är inte personlig utan tillhör skolan/kommunen och redigeras av skol- eller kommunadmin.

Innan ni går loss och redigerar samtalsmallar, läs noga igenom allt om utformning av mallar samt använd förslagsvis någon befintlig Exempelmall första gången så är det betydligt enklare sedan att förstå hur mallarna bör utformas i Unikum.


Vi på Unikum hjälper mycket gärna till med råd, tips och även utformning/inläggning av samtalsmallar i Unikum.

 

Förutsättningar för att skapa samtalsmallar

  • Man behöver ha rollen administratör för enskild skola eller kommun.
  • Malleditorn behöver vara påslagen på skolan där mallen ska skapas (eller på kommun om endast kommunadmin ska skapa samtalsmallar)
  • Man utgår alltid från en befintlig mall eller exempelmall och kopierar den.


Guide - utformning av samtalsmallar

  1. Vad är en samtalsmall
  2. Roller
  3. Mallens struktur
  4. Frågetyper
  5. Samtalsöversikten
  6. Specialsidor för Överenskommelser (Mål-sida)
  7. Checklista för dig som skapar en samtalsmall


1. Vad är en samtalsmall

Det vi kallar en samtalsmall är det underlag som används av skola/förskola för dokumentation inför utvecklingssamtalet samt för att dokumentera de eventuella överenskommelser som görs på samtalet. Vad som ska dokumenteras, hur och vilka som ska vara delaktiga bestäms av skolan/kommunen. För inspiration och exempel finns det massor av mallar i Skolbanken att använda eller utgå ifrån för att anpassa till er skolas behov.

För att göra arbetet enklare, tydligare och säkrare så utformas mallen så att olika ”roller” kan skriva i olika fält.  T.ex. kan bara eleven själv skriva i sina fält. (Undantag kan göras), men både lärare, mentor och föräldrar ser vad eleven skrivit.

 

Så här kan det se ut i en samtalsmall. Bokstaven framför frågan (E,M,V) talar om vilken roll frågan riktar sig till. Bara de roller man valt ska kunna svara på frågan har möjlighet att skriva men alla berörda kan läsa.


2. Roller

Det finns 4 olika roller du använder vid utformning av mallen. Rollerna används för att visa vem frågan är riktad till. Vi kallar det för frågans ”ägare”. Rollerna har olika namn för olika skolformer respektive medarbetarsamtal.

T.ex. ett L före ett fält indikerar att frågan är riktad till läraren. Det innebär att läraren kan svara på frågan.


Alla skolformer utom förskola och medarbetarsamtal:

E = Elev

L = Lärare

M = Mentor

V = Vårdnadshavare

 

Förskola:

B = Barn

P = Pedagog

M = Mentor

V = Vårdnadshavare

 

Medarbetarsamtal

Ma = medarbetare

C = Chef

M = Mentor

 

Roller används också för att ange om fler än frågans ägare ska kunna svara på frågan. T.ex. är det vanligt att man vill att både mentor och vårdnadshavare ska kunna svara på barnets/elevens frågor i förskolan eller de lägre årskurserna i grundskolan.

Att öppna upp elevens/barnets fält för t.ex. mentor eller vårdnadshavare gör att man via mentorns eller vårdnadshavarens inloggning kan svara på frågor riktade till elev/barn.  

Ett annat ställe där det kan vara bra att flera kan fylla i på samma ställe är Överenskommelser eftersom dessa oftast dokumenteras när man är samlade och bra om den som är inloggad kan fylla i alla delar, även andra rollers frågor. Fler användningsområden finns och det är viktigt att ta ställning till frågan om vem som ska kunna skriva i vilka fält när man utformar mallen. Fler tips finns under respektive frågetyp.


Se vilka som kan skriva i ett fält

Det syns inte på skärmen vilka fler än frågans ägare som kan svara, men om man t.ex. valt att mentor ska kunna skriva i elevfältet öppnas det upp även för mentorn.


TIPS! Du kan se vilka roller som kan besvara en fråga genom att hålla muspekaren över rollsymbolen före frågan.




3. Mallens struktur 

Mallen består av flera delar indelade i sidor som i sin tur består av rubriker, underrubriker, beskrivande texter, länkar, bilder samt givetvis ett antal frågor och rutor för att skriva in eller ladda upp information i. Det finns många möjligheter och en hel del att tänka på vid utformning av en samtalsmall.  I det här avsnittet beskrivs de olika delarna av samtalsmallen.

Vanligtvis finns följande med i en mall:

  • Översiktssida – Finns alltid med. Innehåller information om de olika faserna samt agenda m.m.
  • Förberedande frågor (”Om mig”, ”Min utveckling” och ”Mitt lärande” t.ex.)
  • Överenskommelser – För dokumentation av överenskommelser mellan hem och skola/förskola. Sidan kan heta tex VUP (förskolan) ”Min Plan”, ”Mina Mål” eller ”Min IUP” eller ”Överenskommelser” Sidtyp ”Målsida”

Sidor

Innehållet i samtalsmallen delas upp på olika sidor för att strukturera innehållet och göra det mer överskådligt. Den som utformar mallen bestämmer antal sidor och dess rubriker.


 

TIPS! Tänk på att hålla rubrikerna korta för att göra det mer överskådlig för användaren. Alla rubriker bör få plats på en rad för tydlighetens skull. Döp inte sidor till tex ”samtalet” eftersom Unikum-knappen heter ”samtalet”. Det blir otydligt då. ”Inför samtalet” går bra som alternativ. Sidan med överenskommelser kan döpas till det eller "Mål”, ”Framåtsyftande planering" etc.


Sidans delar

  • Inledande text på sidan - Överst på varje sida i mallen kan man lägga in en inledande informationstext
    eller beskrivning. Den kan även innehålla klickbara länkar vars innehåll förslagsvis öppnas i ett nytt fönster.
  • Avsnittsrubrik - Varje sida i kan i sin tur delas in i olika avsnitt med underrubriker.  Det går bara att ha en nivå av avsnitt. 
  • Frågor - I varje avsnitt lägger du tillhörande frågor.





4. Frågetyper

Innehållet på varje sida består av frågor av varierande typ. Det finns många möjligheter men givetvis även en del begränsningar.


Graderingsfråga - gubbar

Fråga som besvaras genom att markera en av 4 symboler med gubbar. Det är alltid fyra gubbar. Endast en kan väljas som svarsalternativ.  Alternativen betyder, från vänster: Aldrig, Sällan, Ofta, Alltid.



Kommentarsfråga – använd denna i första hand

Ser ut som och används på samma sätt som en Fritextfråga med den viktiga skillnaden att när svaret lagras sätts en tidsstämpel och namn på den som svarat på frågan (och bild om du har någon inlagd i Unikum) före svaret för att förtydliga vem som svarat och när svaret lagts in.

Om flera personer har möjlighet att svara på samma kommentarsfråga läggs deras svar efter varandra.  Det gör kommentarsfrågor både tydligare och säkrare än fritextfrågor. Här finns ingen risk att någon ändrar det en annan lärare skrivit.


TIPS! Den här frågetypen är mycket användbar t.ex. för ”Vårdnadshavares kommentarer” eller på övriga ställen där flera personer kan skriva eftersom det då blir tydligt vem som svarat vad. Om man istället använder en fritextfråga så svarar alla i samma ruta men det framgår inte vem som skrivit och när.



Kommentarsfråga utan ägare

Ett bra sätt att göra mallen mer kompakta är att använda kommentars-frågor utan ägare på de ställen där både elev, lärare och vårdnadshavare ska kunna kommentera.

Den här frågan fungerar precis på samma sätt som en kommentars-fråga med ägare med den skillnaden att den inte är riktad till någon specifik roll. Alla oavsett roll kan svara. Detta gör mallen mer kompakt men fungerar annars på samma sätt som vanlig kommentarsfråga.

 


Fritextfråga

(Använd i undantagsfall – se kommentarsfråga)

Ett öppet fält där man fritt kan skriva in text. Det finns ingen begränsning på hur långt svaret kan vara men det är alltid samma storlek på fältet som visas på skärmen. Får innehållet inte plats kommer det fram en rullist i högerkanten så att man kan läsa även det som inte syns i rutan.


Använd storlek Medium.



Det här fältet är av storlek MEDIUM



Notera! I ett fritext-fält ser man inte vem som skrivit eller när. Är det flera lärare i klassen kan alla skriva i samma fält. Är fältet öppet för flera roller kan tex en vårdnadshavare av misstag råka radera det pedagogen skrivit så tänk noga innan denna frågetyp används och använd bara där en roll kan svara.


Alternativfråga - rullist

Frågetypen används när man vill kunna svara genom att välja ett av flera bestämda alternativ. Endast ett av alternativen kan väljas. Alternativfrågor kan användas överallt och antal svarsalternativ kan vara från ett och uppåt.


 

TIPS! Tänk på att hålla svarsalternativen korta för tydlighetens skull.  

De alternativ ni valt bör beskrivas överst på sidan då endast det alternativ som valts kommer att synas för den som läser. Endast den som svarar på frågorna ser alla svarsalternativen.

Formulera frågorna så korta som möjligt så att det får plats på en rad helst.

 

Ladda-upp-fil-fråga

Används för att ladda upp en fil direkt i utvecklingsplanen. Filen kan vara textfiler, bilder av olika typer, filmer eller ljudfiler.  

Notera! Max storlek per fil är 15Mb. Obs. Det går inte att använda denna frågepå sidan för Överenskommelser. 


Varje uppladdningsfråga låter användaren ladda upp en fil, av valfri typ. Vill du att det ska kunna laddas upp flera filer behöver du lägga in flera uppladdningsfrågor i Samtalsmallen. Du måste också bestämma vem eller vilka (E, L, M, V) som ska kunna ladda upp filer. Förslagsvis riktar du frågan till en specifik roll för att undvika misstag.

Om man laddar upp en ny fil där det redan finns en fil inlagd ersätts den gamla med den nya.


TIPS!! Tänk till lite extra innan den här frågetypen används i och med att bilderna inte senare är sökbara utan man behöver leta bland gamla samtalsmallar för att hitta dem. Fördelen är dock att de arkiveras tillsammans med övrigt material från samtalet.

 




Ett alternativ kan vara att använda Lärlogg, Planering och Uppgifter inför samtalet. Hämta in det barnet/eleven vill visa, så att det syns på samtalsöversikten under "Jag vill visa...":



5. Samtalsöversikten

Den här sidan är en samlingssida där det viktigaste inför samtalet finns eller kan nås via länkar. Du kan inte själv påverka innehållet på den här sidan förutom avsnittet där agenda för samtalet visas samt om du vill ändra de texter som visas i de olika faserna av samtalsprocessen. 




6. Överenskommelser - Målsida/Framåtsyftande planering.

Sidan med överenskommelser är lite speciell och är till för att användas och dokumentera just överenskommelser vid samtalet (ibland kallat "framåtsyftande planering", "IUP-mål", "VUP" eller liknande.)


Alla samtalsmallar behöver ha en sida för överenskommelser

(Det betyder att man bör ha med den sidan även om ni inte planerar att använda överenskommelser, det kommer att gå att skapa överenskommelser ändå men då har de ingen sida att samlas under.)


Du kan, precis som för andra sidor, välja en sidrubrik och skriva en inledande text, lägga in länkar m.m. överst på sidan men sen är själva utseendet redan förutbestämt i Unikum och kan inte ändras. Du kan däremot påverka är vilka underrubriker och vilka frågor som ska höra ihop med varje överenskommelse.




Precis som på vanliga textsidor kan du bestämma vilka underrubriker och frågor som ska finnas med för varje överenskommelse. Alla frågetyper kan användas även här.


Normalt sett besvaras alla frågor innan samtalet är markerat som genomfört d.v.s. när samtalsmallen är aktiv och ”öppen”. Men för överenskommelser behöver utvärderingsfältet kunna användas i en ”låst plan” därför finns en speciell bockruta som ska användas här och bara här.

För avsnittet utvärdering bockar du i ”Avsnitt öppet även efter låsning”


Några tips för överenskommelse-sidan:

  • Gör gärna alla fält öppna för elev och mentor att skriva i eftersom det gör det enklare att fylla i vid utvecklingssamtalet oavsett vem som är inloggad.
  • Använd alltid kommentars-frågor eftersom flera roller kan skriva i samma rutor så ser man tydligt vem som skrivit vad och när.
  • Gör det möjligt att skriva i Utvärderingsdelen när planen är låst. Men bara där.

 

 Begränsning: Alla överenskommelser har samma utformning i en och samma mall.