I mindre skolor/kommuner där det inte sker så stor omflyttning, är det enklast och smidigast att bara byta namn och årskurs på klasserna med hjälp av läsårsbytesrutinen som finns i Unikum.
I Unikum finns en läsårsrutin där man i ett "handgrepp" gör läsårsbyte för alla elever i skolan. Detta ska inte göras för er som redan har automatisk synkning.
Innan du gör läsårsbytet finns det några saker att tänka igenom:
- Vilka grupper/klasser ska ej finnas kvar nästa läsår? - Dessa ska tas bort vid läsårsflytten.
- Ska mentorsrelationer till eleverna i en grupp/klass finnas kvar till nästa läsår? - För de som slutar på skolan ska alla mentorsrelationer kopplas bort, och detta måste göras i samband med läsårsflytten, men det kan även finnas andra mentorskopplingar som ska tas bort.
- Finns det klasser/grupper som ska vara oförändrade? - Man kan ha skapat personalgrupper, arbetslag eller andra gruppkonstellationer som ska vara intakta även nästa läsår. Dessa låter man i så fall bli att markera när man flyttar upp övriga.
- Finns det elever som man efter läsårsuppflyttningen måste hantera manuellt? - Det vill säga elever som en och en måste flyttas ur och/eller flyttas in i sina grupper/klasser, t ex blandårskurs-klasser/anpassad skoleintegrerade elever m.fl.
Notera! Vill man ta bort kopplingen till föräldrarna för de elever som slutar på skolan, t ex för eleverna i årskurs 9? Detta måste i så fall göras allra först, dvs INNAN läsårsuppflyttningen, och detta görs i admin-läge på respektive grupp/klass.
Manuell lärsårsuppflytt
- Gå till skolans startsida.
- Klicka på Skiftnyckeln – Administrera relationer och inställningar
- Klicka på knappen Hantera läsår
- Markera de klasser du vill byta namn på (A). Du kan klicka på enskilda klasser eller välja rutan till vänster om Nytt namn i kolumnrubriken för att markera alla. Titta om det föreslagna namnet på klassen efter läsårsbyte är OK, om inte så ändra det
- Du kan enkelt öka årskurs för eleverna i klassen genom att markera Öka årskurs (B). Om eleverna saknar årskurs kan du ge dem det i kolumnen Sätt årskurs (C).
- Markera de klasser som ska tas bort (D), dvs de klasser som ej ska finnas på skolan nästa läsår (eleverna läggs i skolhistoriken). OBS! Du kan inte ångra borttagningen. När en elev tas bort ur skolan kan endast en administratör hitta eleven i skolhistoriken
- Markera
Mentorer(E) för de klasser där du vill att kopplingen Mentor - Elev ska tas bort. Måste göras på de klasser som slutar på skolan men kan behövas även i vissa andra fall
- Klicka på Genomför förändringarna så gör Unikum läsårsbytet åt dig.
- Du ser nu en rapport på vad som gjorts, och kan kontrollera resultatet.
Att göra efter lärsårsuppflytt
- Manuellt skapa evntuellt nya klasser
- Importera filer med nya elever i respektive klass, alternativt hämta in eleverna i de nya klasserna, eller registrera dem manuellt
- Ge de nya eleverna en årskurs
- Hämta in rätt lärare i de nya klasserna
- Koppla mentorer till eleverna i de nya klasserna
- Göra eventuella tillägg/borttag i befintliga mentorskopplingar i de övriga klasserna
- Ta bort eleverna som slutat om de ligger kvar i sin klass. (OBS! Ta bort eleven ur skolan, inte klassen eller gruppen)
- Titta gärna även under fliken Vårdnadshavare så att inga föräldrar ligger där som ej har några elever i skolan. Om så, ta bort dem ur skolan.