Hur fungerar Unikum Connect Synk API
UCS API är en automatisk synkronisering via APIer som fungerar för de skoladministrativa systemen, bl.a. IST Admin, Tieto Education, Skolplatsen m.fl.
Unikum har tagit fram Unikum Connect Synk API och även de avancerade inställningar och det användargränssnitt som hör till som underlättar för kunder att styra och schemalägga importer etc.
Den är en envägssynkronisering på så vis att den bara hämtar data från skoladminsystemet, det läses inte tillbaka information till skoladminsystemet . Det betyder att det man ändrar manuellt (tex lägger till grupp, kopplar mentor et.c) i Unikum inte kommer att påverka informationen i skoladminsystemet .
Hur går importen till?
Alla förändringar som har gjorts i det skoladministrativa systemet under dagen samlas ihop och importeras till Unikum under natten och finns i Unikum nästa morgon.
Vilka uppgifter hämtas?
För samtliga i kommunen aktuella förskolor/skolor importeras barn/elever/vårdnadshavare samt grupper/klasser och pedagoger/personal till Unikum. Vid driftsättning importeras allt och därefter kommer UCS att jämföra data i Unikum med data i skoladminsystemet och genomföra de förändringar som skett, varje dag.
Exempel på förändringar kan vara:
Barn/elever flyttar mellan grupper/klasser och/eller förskolor/skolor.
Personal flyttar mellan grupper/klasser och/eller förskolor/skolor.
Nytt barn/elev/pedagog tillkommer i skoladminsystemet.
Barn/elev/pedagog slutar.
Personers kontaktuppgifter ändras.
Vilka kontaktuppgifter hämtas?
- För varje person hämtas förnamn, efternamn, personnummer/TF-nummer, folkbokföringsadress, folkbokföringsort, folkbokföringstelefon.
Notera! Personer med skyddad identitet tas INTE med!
Kan det vara något som inte hämtas från skoladminsystemet?
Ibland har man inte registrerat allt i skoladminsystemet som behöver finnas i Unikum.
Ett ex kan vara pedagoger på avdelningarna i förskolan. Då får man komplettera Unikum med den registreringen manuellt.
En del väljer att inte låta UCS hämta mentorer, och då måste man även registrera detta i Unikum om man vill ha mentorer där.
Vad händer med grupper som skapats manuellt i Unikum?
Eftersom skoladminsystemet inte får information om grupper och relationer som skapats manuellt i Unikum så händer inget med dessa, utan man får hela tiden hantera dessa manuellt i Unikum.
Hur gör man om inte registreringen i skoladminsystemet stämmer med arbetssättet i Unikum?
Om t ex registreringen av avdelningar på förskolor inte stämmer med de grupper man vill arbeta med i Unikum, så kan man göra på följande sätt:
Man låter UCS importera avdelningen med de barn/vårdnadshavare/pedagoger som finns där
I Unikum hämtar en admin sedan in de aktuella barnen till de manuellt gjorda avdelningarna. Detta får man göra för samtliga nya barn på respektive avdelning. Däremot behöver man inte ta bort dessa när de slutar, eftersom det kommer UCS/Unikum att sköta automatiskt
OBS! Att tänka på är att avdelningen som skapats via synken inte får tas bort manuellt ur Unikum, eftersom den behövs för synken ska fungera korrekt.
Finns det något fall när UCS inte fungerar korrekt?
Ja, om man registrerar elever i en skola där inte eleverna har sin ordinarie klassplacering, kommer UCS inte att hantera borttaget korrekt. T ex om man har registrerat en modersmålsenhet med undervisningsgrupper för de olika modersmålen, eller om man har registrerat eleverna i undervisningsgrupper på en annan skola än där eleverna har sin klassplacering. Det som då sker, är att UCS lägger in eleverna korrekt utifrån registreringen i skoladminsystemet i respektive undervisningsgrupp, och även avslutar dem korrekt i respektive undervisningsgrupp. Men UCS tar inte bort eleverna från dessa enheter, utan men behöver istället hitta en rutin, där man då och då går in i Unikum och manuellt tar bort dessa “grupplösa” elever.
Hur vet man hur man ska registrera i skoladminsystemet ?
Kontakta Unikum för mer information. Detta går vi alltid igenom inför en driftssättning.
Rutiner/ansvar/support efter driftsättning av UCS
Efter driftsättning - ansvar och supportrutiner
Vad ska man tänka på inför läsårsskiftet?
Eftersom UCS hanterar allt som registreras i samband med läsårsbytet i skoladminsystemet så är det väldigt lite man behöver göra manuellt i Unikum.
- Stopp/start påverkar samtliga skolformer som är med i UCS
- Att hantera personer som är manuellt inlagda i Unikum, dvs som inte finns i skoladminsystemet
(Både elever och pedagoger kommer att “hänga” kvar löst på respektive skola eftersom UCS tar bort de gamla klasserna/undervisningsgrupperna ur Unikum, och skapar nya klasser/grupper för det nya läsåret). - Lärloggar/meddelanden för klasser/undervisningsgrupper kommer att tas bort i samband med att de nya klasserna/undervisningsgrupperna för det nya läsåret skapas
- Lärloggar/meddelanden för avdelningar/grupper på förskolorna kommer att finnas kvar
- Om man i UCS inte hämtar med allt från skoladminsystemet , t ex mentorer, pedagoger på avdelningar, behöver detta korrigeras och kompletteras manuellt i Unikum