In Unikum gibt es ein automatisches Archiv, in dem die Dokumentation von Kindern gesammelt wird. Das Archiv soll einen gemeinsamen Lernfaden für Kinder sichern, die pädagogische Fachkraft, Kita oder Kitaleitung wechseln. Das Archiv sorgt zudem dafür, dass Archivierung und Aussortierung sicher und zuverlässig abgewickelt werden können.
Das Archiv kann von Mitarbeitern aller Ebenen genutzt werden – Erzieher, Leitung und zentrale Verwaltungsstellen. Im Archiv werden sowohl Unterlagen aus früheren Einrichtungen als auch Unterlagen aus der aktuellen Einrichtung gesammelt.
Das Archiv in Kürze
- Hier findest du Übergangsunterlagen von früheren Einrichtungen, die das Kind besucht hat.
- Hier findest du Unterlagen zu Kindern, die die Kita/Gemeinde verlassen haben.
- Ist immer direkt über die neue Schnellliste auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche zugänglich – sobald das Archiv aktiviert wurde.
- Bietet eine übersichtliche Startseite für jedes Kind.
- Verfügt über übersichtliche Suchfunktionen.
Aktivieren Sie das Archiv für Ihre Mitarbeiter
Die Archivfunktionen für Mitarbeiter müssen für jede Organisation aktiviert werden, damit wir die Anforderungen der DSGVO auf Anweisung von Ihnen als Verantwortlicher erfüllen. Wir bezeichnen diese Funktionen als „Archiv Start“, und Ihr Ansprechpartner bei Unikum hilft Ihnen dabei, Archiv Start für Ihre Organisation zu aktivieren.
Ein Teil der Archivfunktionen ist in Unikum immer vorhanden und archiviert sowie kennzeichnet Dokumentteile automatisch, sodass sie gesucht, in der Übergangsdokumentation angezeigt und gelöscht werden können. Diese Teile bezeichnen wir als „Archiv Basis“. Hier finden sich auch Einstellungen für den Träger, die festlegen, welche Dokumentation den aufnehmenden Einrichtungen im Zusammenhang mit Übergängen zwischen Einrichtungsformen und Trägern angezeigt werden soll.
Mehr über das Archiv
Lernlogs, Planungen, Matrizen und Beurteilungen, die mit einem Kind verknüpft sind, werden dem Personal nur angezeigt, wenn sie in der jeweiligen Kita erstellt wurden. Unterlagen aus früheren Einrichtungen finden sich im Archiv des Kindes. Kommentare und Reflexionen werden nicht in das Archiv übernommen; diese sind nur in der Kita sichtbar, in der sie verfasst wurden. Auch die mit den Bewertungen verknüpften Unterlagen sowie Kommentare zu Entwicklungsbereichen sind im Archiv nicht sichtbar; dort sind lediglich allgemeine Kommentare und Markierungen in der Kriterientabelle zu sehen.
Das Archiv ist für Kinder und Erziehungsberechtigte nicht sichtbar; sie können weiterhin Unterlagen früherer Einrichtungen im normalen Unikum einsehen.