Kategorie: Anwesenheit & Organisation | Rollen: Kommunaladmin, Kita-Leitung, Administrator:innen

Eine vorausschauende Personal- und Dienstplanung ist das A und O für eine hohe Betreuungsqualität in der Kita. Um den Fachkraft-Kind-Schlüssel zuverlässig einzuhalten und das Kita-Team vor kurzfristigen Umplanungen zu schützen, können in Unikum Anpassungsfristen für Betreuungszeiten definiert werden. So bleibt die Belegungsplanung für Erzieher:innen kalkulierbar, während Familien ausreichend Flexibilität für ihre Vorab-Planung behalten.


So funktioniert die Anpassung von Betreuungszeiten:


Standardmäßig wird Eltern empfohlen, Anpassungen des Betreuungsplans mit einem Vorlauf von 14 Tagen in der Unikum Family App einzutragen.

  • Für Eltern: Kurzfristige Änderungen innerhalb der festgelegten Frist können jederzeit nach Rücksprache direkt vom Kita-Personal oder der Leitung im System eingetragen werden.

  • Für Kitas & Träger: Die Vorlaufzeit lässt sich flexibel an die Anforderungen der jeweiligen Einrichtung oder Verwaltung anpassen.




Anleitung: Vorlaufzeiten administrativ konfigurieren


1. Vorlaufzeit auf kommunaler Ebene / Trägerebene festlegen

(Erforderliche Rolle: Kommunaladministrator:in / Träger-Admin)

  1. Wählen Sie in Unikum Ihre Kommune bzw. Ihren Träger aus und navigieren Sie zu „Öffnungszeiten & Betreuung“.

  2. Legen Sie fest, wie viele Tage Vorlauf zentral für alle Einrichtungen gelten sollen – oder aktivieren Sie die Option, dass jede Einrichtung die Tage individuell festlegen darf.

  3. Klicken Sie auf „Speichern“.




2. Vorlaufzeit auf Einrichtungsebene anpassen

(Erforderliche Rolle: Kita-Leitung / Einrichtungsadministrator:in)

  1. Wählen Sie Ihre Kita oder Ihren Hort aus und rufen Sie die „Öffnungszeiten“ auf.

  2. Wenn Ihr Träger eine zentrale Frist vorgegeben hat, wird diese hier informativ angezeigt.

  3. Wurde die Entscheidung an die Einrichtungen delegiert, tragen Sie die gewünschte Anzahl an Tagen für Ihre Kita ein und speichern Sie die Angabe.


Häufig gestellte Fragen (FAQ)

  • Warum gibt es in Unikum eine Frist für Änderungen des Betreuungsplans?
    Die Vorlaufzeit stellt sicher, dass Kita-Teams ihren Personalschlüssel, Schichtpläne und Verpflegungsmengen rechtzeitig planen können. Dies schützt Erzieher:innen vor Überlastung und garantiert eine verlässliche Betreuung.

  • Können Kitas kurzfristige Abweichungen trotzdem erfassen?
    Ja. Auch wenn die Frist für Eltern in der App verstrichen ist, können Fachkräfte und Leitungen Betreuungszeiten oder Ausfallzeiten jederzeit manuell im System anpassen.


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