Hur fungerar Unikum Connect Synk (UCS)?

UCS är en automatisk synkronisering som fungerar för de skoladministrativa systemen Extens och ProCapita. Vi på Unikum har tagit fram den tillsammans med en partner (Advania) till oss.

Den är en envägssynkronisering på så vis att den bara hämtar data från Extens/PC, det finns alltså ingen tillbakaläsning från Unikum till Extens/ProCapita. Det betyder att det man gör i Unikum påverkar varken Extens/ProCapita eller UCS.


Hur går importen till?

Alla förändringar som har gjorts i Extens/ProCapita under dagen (innan cirka 18.00) samlas ihop och importeras till Unikum under natten. Det betyder att det man gjort i Extens/ProCapita  (innan cirka 18.00) finns i Unikum nästa dag.


Vilka uppgifter hämtas från Extens/ProCapita?

För samtliga i kommunen aktuella förskolor/skolor importeras barn/elever/vårdnadshavare samt grupper/klasser och pedagoger/personal till Unikum. Denna totala mängd av data/import sker vid driftsättningen. Därefter är det endast gjorda förändringar i Extens/ProCapita som importeras till Unikum. Exempel på förändringar kan vara:

  • Barn/elever flyttar mellan grupper/klasser och/eller förskolor/skolor.

  • Personal flyttar mellan grupper/klasser och/eller förskolor/skolor.

  • Nytt barn/elev/pedagog kommer in i Extens/ProCapita.

  • Barn/elev/pedagog slutar i Extens/ProCapita.

  • Personers kontaktuppgifter ändras. 

 


Vilka kontaktuppgifter hämtas från Extens/ProCapita?

  • För varje person hämtas förnamn, efternamn, personnummer/TF-nummer, folkbokföringsadress, folkbokföringsort.
  • För personal hämtas e-postadressen från Register / Epost (Extens).
  • För personal hämtas e-postadressen från Epostarb (ProCapita).
  • För vårdnadshavare hämtas e-postadressen från personregistret (Extens).
  • För vårdnadshavare hämtas e-postadressen från Eposthem (ProCapita).
  • För elev hämtas e-postadressen från Register / Epost.
  • För elev hämtas e-postadressen från Epostarb (ProCapita).


Notera! Personer med skyddad identitet tas överhuvudtaget INTE med av UCS! 


Kan det vara något som inte hämtas från Extens/ProCpita

Ibland har man inte registrerat allt i Extens/ProCapita som behöver finnas i Unikum.

Ett ex kan vara pedagoger på avdelningarna i förskolan. Då får man komplettera Unikum med den registreringen.

En del väljer att inte låta UCS hämta mentorer, och då måste man även registrera detta i Unikum om man vill ha mentorer där.

 

Vad händer med grupper som skapats manuellt i Unikum?

Eftersom Extens/PC inte får information om manuella grupper i Unikum så händer inget med dessa, utan man får hela tiden hantera dessa manuellt i Unikum.

Hur gör man om inte registreringen i Extens/ProCapita stämmer med arbetssättet i Unikum?

Om t ex registreringen av avdelningar på förskolor i Extens inte stämmer med de grupper man vill arbeta med i Unikum, så kan man göra på följande sätt:

  • Man låter UCS importera avdelningen från  Extens/PC med de barn/vårdnadshavare/pedagoger som finns där

  • I Unikum hämtar en admin sedan in de aktuella barnen till de manuellt gjorda avdelningarna. Detta får man göra för samtliga nya barn på respektive avdelning. Däremot behöver man inte ta bort dessa när de slutar, eftersom det kommer UCS/Unikum att sköta automatiskt


OBS! Att tänka på är att avdelningen från Extens inte får tas bort ur Unikum, eftersom den behövs för UCS ska fungera korrekt. 


Finns det något fall när UCS inte fungerar korrekt?

Ja, om man registrerar elever i en skola där inte eleverna har sin ordinarie klassplacering, kommer UCS inte att hantera borttaget korrekt. T ex om man har registrerat en modersmålsenhet med undervisningsgrupper för de olika modersmålen, eller om man har registrerat eleverna i undervisningsgrupper på en annan skola än där eleverna har sin klassplacering. Det som då sker, är att UCS lägger in eleverna korrekt utifrån registreringen i Extens/ProCapita i respektive undervisningsgrupp, och även avslutar dem korrekt i respektive undervisningsgrupp. Men UCS tar inte bort eleverna från dessa enheter, utan men behöver istället hitta en rutin, där man då och då går in i Unikum och manuellt tar bort dessa “grupplösa” elever.


Hur vet man hur man ska registrera i Extens/ProCapita?

 

Registrera i Procapita

Registrera i Extens

 

Vad ska man tänka på inför läsårsskiftet?

Eftersom UCS hanterar allt som registreras i samband med läsårsbytet i Extens/ProCapita så är det väldigt lite man behöver göra manuellt i Unikum.


  • Att stoppa och starta UCS i samband med läsårsiftet 


Manualen till gränssnittet skola

Manualen till gränssnittet förskola


  • Stopp/start påverkar samtliga skolformer som är med i UCS
  • Att hantera  personer som är manuellt inlagda i Unikum, dvs som inte finns i Extens/ProCpita
    (Både elever och pedagoger kommer att “hänga” kvar löst på respektive skola eftersom UCS tar bort de gamla klasserna/undervisningsgrupperna ur Unikum, och skapar nya klasser / grupper för det nya läsåret).
  • Bloggar för klasser/undervisningsgrupper kommer att tas bort i samband med att de nya klasserna/undervisningsgrupperna för det nya läsåret skapas
  • Bloggar för avdelningar/grupper på förskolorna kommer att finnas kvar
  • Om man i UCS inte hämtar med allt från Extens/ProCapita, t ex mentorer, pedagoger på avdelningar, behöver detta korrigeras och kompletteras manuellt i Unikum
  • OBS! Ni som har Extens och använder mentorsgrupper där, måste tyvärr göra om dessa mentorsgrupper i Extens, efter att det nya läsåret har hämtats in till Unikum.
    Det gör man genom att dag 1 ta bort samtliga mentorsgrupper i Extens, och dag 2 skapa nya sådana i Extens.
    Det är viktigt att man gör detta i två steg enligt ovan, dvs annars uppfattar inte UCS detta som en förändring.