När ett barn/elev slutat i en skola så tas alla kopplingar till skolan och skolans personal bort så ingen personal har längre tillgång till dokumentationen, med undantag för rektor eller centralt Unikumansvariga på kommunen som kan hämta upp dokumentationen vid behov. (te för att ge till mottagande skola).

Om barnet/eleven har möjlighet att logga in i Unikum  kan de fortfarande komma åt sin dokumentation. (Vissa kommuner har annan inloggningsmetod och den stängs av när eleven lämnar skolan i den kommunen och då kommer eleven inte heller åt något i Unikum.

 Skolan har kvar dokumentation så länge som deras gallrings- och arkiveringsregler föreskriver, dvs det kan variera mellan kommuner. Ofta lagras dokumentationen upp till 5 år efter att eleven slutat skolan.

Därefter raderas dokumentationen permanent. se även "gallring".