När ett barn/elev slutat i en skola så tas alla kopplingar till skolan och skolans personal bort så ingen personal har längre tillgång till dokumentationen, med undantag för rektor eller centralt Unikum-ansvariga på kommunen som kan hämta upp dokumentationen vid behov. (te.x. för att ge till mottagande skola).

Om barnet/eleven har möjlighet att logga in i Unikum  kan de fortfarande komma åt sin dokumentation. (Vissa kommuner har annan inloggningsmetod och den stängs av när eleven lämnar skolan i den kommunen och då kommer eleven inte heller åt något i Unikum.

 Skolan har kvar dokumentation så länge som deras gallrings- och arkiveringsregler föreskriver, dvs det kan variera mellan kommuner. Ofta lagras dokumentationen upp till 5 år efter att eleven slutat skolan.

Därefter raderas dokumentationen permanent. se även "gallring".