Nu finns ett nytt och automatiskt sätt att hantera överlämnande av dokumentation när barn och elever flyttar mellan skolformer, mellan skolor, och mellan kommuner. Målsättningen är trygghet, smidighet och en röd tråd i barnets lärande.


Traditionellt sett har övergångar mellan skolformer varit krångliga, eftersom det varit svårt för mottagande skolor att få med sig information från tidigare skolor. Dokumentationen har funnits på papper, och varit inlåst i system som inte hanterar övergångar.

Unikum ändrade på det, genom att se till att alla dokumentation automatiskt följde med barnet även till nya skolor - i och utanför kommunen.  Det innebär att alla kommuner som använder Unikum redan arbetar i linje med Skolverkets syn i “Övergångar inom och mellan skolor och skolformer”. För en kommun finns dock fler saker att tänka på än det Skolverket tar upp i sitt stödmaterial om övergångar.




En röd tråd i lärandet - OCH trygg hantering av information

Det är bra med en röd tråd i lärandet, men det finns också viktiga frågor om integritet som uppstår när det är lätt att föra över personlig information. Inte minst i överlämnande av dokumentation från förskolan. Alla användare måste kunna vara trygga med att det finns ett tydligt syfte med att lämna över dokumentation.  Några av de frågor som lyfts upp runt om i landet är:


  • Hur hanterar vi medgivande från vårdnadshavare för att föra över dokumentation från förskolan till skolan?  Det är krångligt och tidsödande att göra på papper.
  • Hur mycket dokumentation är rimligt att lämna över mellan skolor - för barnet/eleven och vårdnadshavaren?
  • Vilken typ av dokumentation är viktigast att föra över mellan skolor - för att lärarna skall kunna göra sitt jobb?
  • Vad vill elever och föräldrar se när de första gången loggar in i Unikum när eleven börjat skolan eller gymnasiet?
  • Vad krävs för att krav på arkivering och överklagande skall kunna hanteras av huvudmannen?


För att hantera detta behöver vi å ena sidan säkra att dokumentation som krävs för en röd tråd i lärandet verkligen överlämnas - samtidigt som vi gör kloka avväganden om vad och hur mycket information som verkligen behöver föras över. En automatisk konsekvens av tryggheten är att det totalt sett blir en viss begränsning i hur information överförs och ses i nya skolor. Om vi gör ett bra jobb så är denna begränsning klok och väl avvägd.  



Målsättning och kvalitéer när vi formar funktionerna

I arbetet med att bygga funktionerna har vi haft några specifika kvalitéer som ledstjärnor. Vi har sedan försökt sätta ned ett antal principer som grund för funktionerna.


Röd tråd

Ha en Röd tråd i skolgången, där kunskap om barnets lärande inte tappas i onödan

Relevans

Inte sprida onödiga detaljer, eller väldigt gammal info, som inte behövs / ger värde för barnets lärande

Smidighet

Ha det smidigt så att det i normalfallet inte kräver jobb för personal, barn eller VH

Trygghet

för vårdnadshavaren genom att 
- Kontroll - kunna påverka hur info överförs
- Tydlighet när det händer något

Glädje

Inte i onödan slänga dokumentation som barnet kan ha glädje av senare.



De konkreta principerna vi utgått ifrån har varit bland annat:

  • Lärare som undervisar en elev i en skola skall kunna se den dokumentation som skapats i skolan, under den tid eleven går i skolan.

  • Lärare i en ny skola skall kunna se formell dokumentation (skriftliga omdömen, summativ bedömning, stödinsatser mm) minst 3 år tillbaks i tiden från tidigare skolor.

  • Lärare i en ny skola skall kunna se formativ dokumentation (planering, inlämningsuppgifter, formativa matriser, utvecklingsplaner) 12 månader tillbaks i tiden från tidigare skolor.

  • Elever och föräldrar skall kunna påverka om personlig dokumentation (t.ex. lärloggar) och formativ dokumentation (t.ex planering, inlämningsuppgifter, utvecklingsplaner) - skall visas för personal i en ny skola.


Huvudmannen skall kunna fullgöra sitt ansvar enligt arkivlag, och gällande överklaganden av beslut mm.


Konkret - vad innebär detta vid olika typer av övergångar

Barn och elever flyttar mellan enheter på många olika sätt under sin skolgång. Nedan beskriver vi närmare hur det fungerar vid fyra olika typer av övergångar, A till D.



Exempel A - övergång från förskola till grundskola


Exempel B - övergång från grundskola F-6 till grundskola 7-9 i samma kommun


Mottagande personal i den nya skolan ser följande från lämnade enhet


A. Från förskola till grundskola  i samma kommun
B. Mellan två grundskolor i samma kommun
C. Från grundskola till gymnasium  i samma kommun
D. Från skola till en annan skola i en annan kommun
Startsida i nya skolan
Ser ej förskolesaker på startsida

Ser ej grundskolesaker på startsida
Ser ej grundskolesaker på startsida
Formell dokumentation
- skriftliga omd
- kravtabell
- stödinsatser
(Det finns idag ingen formell dokumentation i Unikum i förskolan
Ja, minst 3 år.
Ja, minst 3 år.
Ja, minst 3 år.
Formativ dokumentation *1)
- elevarbeten
- planering, matris
- överenskommelse
Ja,1 år
Ja,1 år
Ja, 1 år
Inget.
VH kan aktivt ge medgivande för att visa 1 år tillbaka.
Personlig dokumentation *1)
- Lärlogg, portfolio
Ja, 1 år
Ja, 1 år
Ja, 1 år
Inget.
VH kan aktivt ge medgivande för att visa 1 år tillbaka.

*1) Vårdnadshavare kan ta bort medgivandet så att mottagande skola ej ser formativ dokumentation.


Flera delar är klara - några återstår

För att hantera frågorna om så jobbar vi på flera fronter. Klart nu är:
Medgivande i Unikum från vårdnadshavare för överlämning av ett års personlig och formativ dokumentation (t.ex lärloggar, portfolio, elevarbeten, planeringar, samtalsunderlag, överenskommelser mm) till ny skola - som gör att man slipper samla in pappers-medgivande.


  • Medgivande vid övergång mellan skolor inom en kommun/huvudman
  • Medgivande vid övergång till skola i ny kommun eller huvudman.




 









“Rent på startsida vid skolstart i ny skolform”  - Det gamla skall vi hitta i arkivet. Idag på plats Gr -> Gy. Vi vill ha samma sak i Fsk -> Grund.

Nu återstår att säkra att ansvariga hos huvudmannen / skolan kommer åt det som krävs för att hantera långtidsarkivering, överklaganden mm på ett bra sätt. Ingen information är borta, men vi har byggt funktionerna som avgränsar tillgång till informationen först.  Nu behöver vi säkra att ansvariga på skola och hos huvudmannen kan nå det de skall på ett bra sätt.