De flesta av skolans IT-verktyg och appar är redan idag så kallade “molntjänster” som nås via internet och sköts i internationella eller nationella driftcentraler. Exempel på detta är Google, Office365 och Unikum. Det ger totalt sett lägre kostnader och smidigare uppdateringar.

Nu börjar även skolans system för elevregister steg för steg flytta till molnet. Det gäller t.ex. elevregister från Tieto Education, IST, Visma och GotIT. Flytten till molnet är en naturlig utveckling som minskar kostnader för drift, ökar driftsäkerhet och gör att IT-verktygen kan förbättras snabbare och enklare.

Det är viktigt att ni i kommunen tänker igenom hur flytt och uppgradering av elevregister skall gå till och avtalas, så att ni inte får onödiga problem.  Elevregistret innehåller information som används i många andra system. Informationen hämtas via automatiska kopplingar från elevregistret. Kopplingarna mellan systemen påverkas om man ändrar eller flyttar på elevregistret, och det kan även påverka avtalsvillkor. Det finns exempel på kommuner som uppgraderat elevregister utan att tänka på detta, vilket resulterat i att anslutna system inte längre fungerar som de skall.

 

Vad innebär detta för dig?

Du som är Skolchef/Förvaltningschef: Du behöver få bekräftat att era nuvarande IT-verktyg kommer fortsätta fungera även efter flytten av elevregister till molnet, och att nya moderna digitala verktyg kan anslutas smidigt till kommunens IT-infrastruktur via moderna automatiska kopplingar.


Du som är IT-chef: Många av er har redan planer på plats för om, hur och när ni vill flytta era elevregister till molnet, och för hur er infrastruktur, integration och identitetshantering skall se ut då. Om inte är det ett bra tillfälle att att damma av kunskaperna om “metakataloger”, “integrationsbussar”, “API-ier”, “Identity Management” mm.  

  • Moderna integrationer mellan molntjänster är smidiga att sätta upp, och bygger på att ni har den tekniska grunden på plats i form av t.ex. metakatalog, integrationsbuss och Identity Provider (IdP) med SSO med flera inloggningsmetoder.
  • Era nya avtal för era elevregister behöver säkra att er information inte blir inlåst eller att ni får merkostnader i samband med uppgraderingar och molnflytt. Den information er kommun äger i elevregistret behöver kunna fortsätta överföras smidigt även efter flytten, nu via API-er, metakataloger och integrationsbussar till andra IT-system.


Du som är Unikumansvarig/systemförvaltare: När ni börjar planera uppgradering eller flytt av elevregister behöver ni bekräfta att kopplingar för information från elevregister till skolans olika IT-verktyg fortsatt kommer fungera, och säkra att nya former av kopplingar är klara innan flytt sker. Här behöver ni kontakta era övriga befintliga leverantörer av integrationer och molntjänster i god tid för att förvarna och få inspel kring vad ni behöver tänka på, och vilka möjligheter som finns.


Beskrivning - vad sker när skolans system flyttar till molnet?

Den bakomliggande drivkraften bakom flytten är att medborgare idag har ökad tillgång till internet via de snabbt ökande antalet mobiler, plattor och bärbara datorer. Fler mobiler och plattor har lett till fler smidiga appar och e-tjänster för den allt större marknaden. Idag byggs nästan alla nya system redan från början som molntjänster och appar i molnet.

För kommunens medborgare innebär denna utveckling stora fördelar. Medborgarna får tillgång till bättre och smidigare IT-tjänster, för fler viktiga processer, alltid nåbara via mobiler och plattor. Dessa IT-tjänster kan förbättras i snabbare takt. För att serva medborgarnas behov bygger därför kommunens IT-förvaltning upp en modern IT-infrastruktur, som är tydligare separerad från verksamhetssystemen än tidigare.



Tidigare (till vänster i bilden) har man haft en situation där kommunen själv ansvarat för drift av de flesta verksamhetssystemen, och där dessa verksamhetssystem i många fall varit kopplade direkt till varandra, så kallad “punkt-till-punkt-integration”. Många kommuner har haft en mängd kopplingar direkt mellan skolans IT-system och elevregistret (rött i bilden till vänster) eller till dess databas.

Nuförtiden bygger kommuner steg för steg upp en modern IT-infrastruktur (till höger i bilden) med metakatalog / integrationsbuss i botten (rött i bilden till höger), katalogtjänster, IdP ansluten till SSO-lösning och med en hemsida/publiceringssystem som nav i kommunens kommunikation. Elevregistret är en av de olika tjänster som ansluts till kommunens infrastruktur. Metakatalog eller integrationsbuss blir viktiga nav i infrastrukturen, och många av elevregistrets “punkt-till-punkt-integrationer” till andra verksamhetssystem ersätts av att informationsflödet går via metakatalog/integrationsbuss. Kommunikationen mellan molntjänster och infrastruktur sker med moderna metoder som så kallade API-er och med standardiserade protokoll som SAML2.

 

Checklista - Flytt av elevregister till molnet


Frågor och Svar  

Varför börjar kommuner flytta elevregister från egen drift till att få elevregister som molntjänst?

Flytten till molnet är en naturlig utveckling som minskar kostnader för drift, ökar driftsäkerhet och gör att IT-verktygen kan förbättras snabbare och enklare. De flesta av skolans system är därför redan molntjänster (Google G-Suite, Office365, Unikum, Skolbanken m fl), och nu är alltså även elevregistren på gång.


Varför är det speciellt när just elevregistret blir molntjänst?

I elevregistren finns information om barn, elever, personal och vårdnadshavare som används av många olika system i kommunen. När ett elevregister flyttar till molnet så kan kopplingarna mellan elevregister och andra system behöva göras på nya sätt. Även avtalsförhållanden kring hur kommunen säkrar sin åtkomst till sin information i elevregistret påverkas. Därför blir det lite extra viktigt att vara noggrann när elevregistret blir molntjänst.


Detta låter tekniskt, varför berör en flytt mig som Skolchef?

En viktig flytt kan påverka verksamheten rejält, oavsett om det handlar om en fysisk flytt av flera skolor eller en förvaltning, eller om det handlar om en digital flytt. Det kan helt enkelt gå snett så att det hindrar eleverna och personalen i deras arbete. Det är bra att göra flytten till nya moderna miljöer, men viktigt att göra den på ett klokt och säkert sätt, och här kan du som Skolchef behöva stämma av det och få det bekräftat med din kollega IT-chefen.