Man kan importera eleverna i olika "portioner", klass för klass, skola för skola för att underlätta vid läsårsbyte.

Notera! Vid filimport i större mängd, dvs för hela skolor måste filerna testköras hos Unikum innan importen sker i Unikum tjänsten. Kontakta Unikum support för hjälp.


Importera klass för klass

För att importera alla eleverna i en klass krävs följande:


Den data som är obligatorisk för att det ska gå att importera eleverna är förnamn, efternamn och personnummer (observera formatet), de övriga uppgifterna är valbara. (För att kunna skicka ut inloggningsuppgifter via Unikum krävs e-post så finns det är det bra om även det finns med redan vid importen.)


För att sedan importera gör man så här:

  1. Spara om Excelfilen till textfil (tabbavgränsad)
  2. Ställ dig i den aktuella klassen
  3. Klicka på Skiftnyckeln – Administrera relationer och inställningar (längst bort till höger)
  4. Klicka på knappen Importera elever
  5. Leta reda på den aktuella textfilen
  6. Klicka på filkodning ISO-8859-1
  7. Klicka på knappen Ladda upp
  8. Granska noga resultat, kontrollera att å, ä och ö ser rätt ut, och att datat ser ut att hamna på rätt plats, är det något som ser konstigt ut så avbryt
  9. När man är säker på att man vill importera detta, klickar man på knappen Importera valda användare (längst ner)
  10. Nu finns eleverna i den aktuella klassen, och det som återstår är att sätta rätt årskurs på dem


Skola för skola

Om man vill importera en hel skola med samtliga klasser krävs följande:

  • Att det gamla läsårets klasser med elever är bortkopplade från skolan, vilket man gör i rutinen Hantera läsår
  • En Excelfil med samtliga klasser där alla klasser har ett s k externt id som är unikt i kommunen (kolumn A), se exempelfil här >>
  • En Excelfil med samtliga elever på skolan, se exempelfil här >>
  • En Excelfil med kopplingen mellan elev och klass, se exempelfil här >>

Den data som är obligatorisk för att det ska gå att importera eleverna i elevfilen är förnamn, efternamn och personnummer (observera formatet), de övriga uppgifterna är valbara.

Innan man kan sätta igång med själva importen måste samtliga Excelfiler sparas om till textfiler (tabbavgränsad).

Börja sedan med klassfilen (den med samtliga klasser till skolan).

  1. Gå till den aktuella skolan
  2. Klicka på Skiftnyckeln – Administrera relationer och inställningar (längst bort till höger)
  3. Klicka på fliken Importera
  4. Välj den aktuella filen under rubriken Välj en fil med klasser
  5. Klicka på filkodning ISO-8859-1
  6. Klicka på knappen Ladda upp
  7. Granska noga resultat, är det något som ser konstigt ut så avbryt
  8. När man är säker på att man vill importera dessa klasser, klickar man på knappen Utför (längst ner)


Ta sedan elevfilen (den med samtliga elever på skolan)

  1. Gå till den aktuella skolan
  2. Klicka på Skiftnyckeln – Administrera relationer och inställningar (längst bort till höger)
  3. Klicka på fliken Elever
  4. Klicka på knappen Importera elever
  5. Leta reda på den aktuella textfilen med samtliga elever
  6. Klicka på filkodning ISO-8859-1
  7. Klicka på knappen Ladda upp
  8. Granska noga resultat, kontrollera att å, ä och ö ser rätt ut, och att datat ser ut att hamna på rätt plats, är det något som ser konstigt ut så avbryt
  9. När man är säker på att man vill importera detta, klickar man på knappen Importera valda användare (längst ner)


Nu återstår endast att koppla rätt elev till rätt klass, för innan man har gjort det kan man inte se något resultat!

  1. Gå till den aktuella skolan
  2. Klicka på Skiftnyckeln – Administrera relationer och inställningar (längst bort till höger)
  3. Klicka på fliken Importera
  4. Välj den aktuella filen under rubriken Välj en fil med relationsstruktur
  5. Leta reda på den aktuella filen (kopplingsfilen mellan elev och klass)
  6. Klicka på filkodning ISO-8859-1
  7. Klicka på knappen Ladda upp
  8. Granska noga resultat, är det något som ser konstigt ut så avbryt
  9. När man är säker på att man vill importera detta, klickar man på knappen Uppdatera valda relationer (längst ner)
  10. Nu finns eleverna i de aktuella klasserna på skolan, och det som återstår är att sätta rätt årskurs på dem



Kontroll så att inga elever utan klasstillhörighet finns på skolan

Efter läsårsuppflytten bör man kontrollera att det inte finns några elever som ligger "löst" på skolan, dvs utan klasstillhörighet.

  • Gå till skolans startida.
  • Klicka på Skiftnyckeln – Administrera relationer och inställningar (längst bort till höger) och fliken Elever.
  • Här ser man om det finns elever i skolan som inte finns inlagda i någon klass.
  • Markera eleverna som ska tas bort, antingen manuellt eller med hjälp av rutan Elever utan klass i rullningslisten (till vänster om kolumnen Elev).
  • Scrolla ner och klicka på knappen Ta bort ur xxxxx-skolan (längst ner under alla eleverna).
  • Man får nu en bekräftelse på vad som tas bort. Det som sker när man tar bort en elev ur skolan är att även elevens vårdnadshavare tas bort ur skolan (om de ej har andra barn där) samt elevernas ev mentorskopplingar.
  • Bekräfta borttaget genom att klicka på knappen Jag vill fortsätta (eller Avbryt om det var fel elever).
  • Titta gärna även under fliken Vårdnadshavare så att inga föräldrar ligger där som ej har några elever i skolan.