I mindre skolor/kommuner där det inte sker så stor omflyttning, är det enklast och smidigast att bara byta namn och årskurs på klasserna med hjälp av läsårsbytesrutinen som finns i Unikum.

I Unikum finns en läsårsrutin där man i ett "handgrepp" gör läsårsbyte för alla elever i skolan. Detta ska inte göras för er som redan har automatisk synkning.


Innan du gör läsårsbytet finns det några saker att tänka igenom:

  • Vilka grupper/klasser ska ej finnas kvar nästa läsår? - Dessa ska tas bort vid läsårsflytten.
  • Ska mentorsrelationer till eleverna i en grupp/klass finnas kvar till nästa läsår? - För de  som slutar på skolan ska alla mentorsrelationer kopplas bort, och detta måste göras i samband med läsårsflytten, men det kan även finnas andra mentorskopplingar som ska tas bort.
  • Finns det klasser/grupper som ska vara oförändrade? - Man kan ha skapat personalgrupper, arbetslag eller andra gruppkonstellationer som ska vara intakta även nästa läsår. Dessa låter man i så fall bli att markera när man flyttar upp övriga.
  • Finns det elever som man efter läsårsuppflyttningen måste hantera manuellt? - Det vill säga elever som en och en måste flyttas ur och/eller flyttas in i sina grupper/klasser, t ex blandårskurs-klasser/särskoleintegrerade elever m.fl.

 

Notera! Vill man ta bort kopplingen till föräldrarna för de elever som slutar på skolan, t ex för eleverna i årskurs 9?  Detta måste i så fall göras allra först, dvs INNAN läsårsuppflyttningen, och detta görs i admin-läge på respektive grupp/klass.


Manuell lärsårsuppflytt



  • Gå till skolans startsida.
  • Klicka på Skiftnyckeln – Administrera relationer och inställningar (längst bort till höger)
  • Klicka på knappen Hantera läsår (ovanstående bild visas)
  • Markera de klasser du vill byta namn på (A). Du kan klicka på enskilda klasser eller välja rutan till vänster om Nytt namn i kolumnrubriken för att markera alla. Titta om det föreslagna namnet på klassen efter läsårsbyte är OK, om inte så ändra det
  • Du kan enkelt öka årskurs för eleverna i klassen genom att markera Öka årskurs (B). Om eleverna saknar årskurs kan du ge dem det i kolumnen Sätt årskurs (C).
  • Markera de klasser som ska tas bort (D), dvs de klasser som ej ska finnas på skolan nästa läsår (eleverna läggs i skolhistoriken). OBS! Du kan inte ångra borttagningen. När en elev tas bort ur skolan kan endast en administratör hitta eleven i skolhistoriken
  • Markera Mentorer (E) för de klasser där du vill att kopplingen Mentor - Elev ska tas bort. Måste göras på de klasser som slutar på skolan men kan behövas även i vissa andra fall
  • Klicka på Genomför förändringarna (F) så gör Unikum läsårsbytet åt dig.
  • Du ser nu en rapport på vad som gjorts, och kan kontrollera resultatet. 

 

Att göra efter lärsårsuppflytt

  • Manuellt skapa ev nya klasser
  • Importera filer med nya elever i respektive klass, alternativt hämta in eleverna i de nya klasserna, eller registrera dem manuellt
  • Ge de nya eleverna en årskurs
  • Hämta in rätt lärare i de nya klasserna
  • Koppla mentorer till eleverna i de nya klasserna
  • Göra eventuella tillägg/borttag i befintliga mentorskopplingar i de övriga klasserna
  • Ta bort eleverna som fanns i de klasser som slutat, se nedan

 

Kontroll så att inga elever utan klasstillhörighet finns på skolan

Efter läsårsuppflytten bör man kontrollera att det inte finns några elever som ligger "löst" på skolan, dvs utan klasstillhörighet, vilket det kommer att göra när man har klasser som slutat på skolan.

  • Gå till skolans startida
  • Klicka på Skiftnyckeln – Administrera relationer och inställningar (längst bort till höger) och sedan fliken Elever
  • Här ser man om det finns elever i skolan som inte finns inlagda i någon klass
  • Markera eleverna som ska tas bort, antingen manuellt eller med hjälp av rutan Elever utan klass i rullningslisten (till vänster om kolumnen Elev)
  • Scrolla ner och klicka på knappen Ta bort ur xxxxx-skolan (längst ner under alla eleverna)
  • Man får nu en bekräftelse på vad som tas bort. Det som sker när man tar bort en elev ur skolan är att även elevens vårdnashavare tas bort ur skolan (om de ej har andra barn där) samt elevernas ev mentorskopplingar
  • Bekräfta borttaget genom att klicka på knappen Jag vill fortsätta (eller Avbryt om det är fel elever)
  • Titta gärna även under fliken Vårdnadshavare så att inga föräldrar ligger där som ej har några elever i skolan