Kommunens krav för diarieföring:

  • Myndigheter har krav på att diarieföra ärenden, t.ex IUP och ÅP
  • En unik identifierare behövs för varje ärende
  • Man kan diarieföra detta på många sätt. Papper, i olika datasystem, eller i en kombination av detta.
  • Kommun-arkivarien  är ledande för akrivering och diarieföring
  • Nämnden tar beslut om hur arkivering och diarieföring skall ske.

 

För Unikum innebär detta - för såväl IUP som för ÅP:

  • Nämnden tar beslut om att arkivera och diarieföra IUP och ÅP i Unikum (För de som använder Unikum arkiveras redan nu Samtalsunderlag och överenskommelser ("IUP-underlag" i Unikum)
  • Unik identifierare: För IUP/ÅP blir detta kombinationen av [Dokumentyp + Personnummer + Datum då det skapats] ett s.k. UDID registreras för varje enkilt dokument.
  • Kommunen behöver ha en dokumenthanteringsplan som beskriver gallringsregler. Därefter behöver kommunen beställa gallring via Unikum, antingen enligt denna info beställa gallring eller på annat sätt som regleras i ett avtal för Unikum Arkiv.